Poster ve Bildiri Alanı Yönetimi: Kongrelerde Profesyonel Planlama Rehberi
Poster ve bildiri alanı yönetimi; posterlerin sınıflandırılması, doğru alana yerleştirilmesi, numaralandırılması, katılımcı yönlendirmesi, dijital ekran altyapısı, sunum saatleri ve teknik desteğin tek bir plan içerisinde yönetilmesidir. Başarılı bir poster alanında amaç mümkün olduğunca fazla çalışma sergilemek değil, katılımcının aradığı bildiriyi kolayca bulmasını, incelemesini ve araştırmacıyla etkileşim kurmasını sağlamaktır.
Özellikle bilimsel kongreler, tıp toplantıları, akademik sempozyumlar ve uluslararası konferanslarda poster alanı etkinliğin ikincil bir bölümü olarak değerlendirilmemelidir. Yüzlerce hatta binlerce bilimsel çalışma aynı organizasyonda sunulabilir. Bu ölçekte bir içerik doğru sınıflandırılmadığında poster alanı kısa sürede karmaşık hale gelebilir. Fiziksel yerleşim, dijital altyapı ve katılımcı akışı bu nedenle birlikte planlanmalıdır.
Poster Bildiri Nedir?
Poster bildiri, bilimsel veya profesyonel bir çalışmanın belirli bir görsel format içerisinde özetlenerek kongre katılımcılarına sunulmasıdır.
Araştırmanın amacı, yöntemi, bulguları ve sonuçları grafikler, tablolar, görseller ve kısa açıklamalarla aktarılabilir.
Poster sunumunun klasik sözlü bildiriden önemli bir farkı vardır.
Sözlü sunum belirli bir saatte başlar ve sona erer. Poster ise daha uzun süre sergilenebilir ve katılımcılar programlarının uygun olduğu zamanlarda çalışmayı inceleyebilir.
Bunun yanında belirli saatlerde poster discussion veya poster tartışma oturumları düzenlenebilir. Bu oturumlarda araştırmacı çalışmasının yanında bulunur ve katılımcıların sorularını yanıtlar.
Bu nedenle poster alanı yalnızca panoların bulunduğu fiziksel bir alan değildir.
Bilimsel etkileşimin gerçekleştiği bir toplantı alanıdır.
Poster Alanı Planlaması Nereden Başlamalıdır?
İlk adım pano kiralamak veya ekran sayısını belirlemek değildir.
Öncelikle kaç bildirinin kabul edildiği ve bunların nasıl sınıflandırılacağı bilinmelidir.
Örneğin 600 poster bildirinin bulunduğu bir tıp kongresinde bütün posterlerin aynı alana alfabetik sırayla yerleştirilmesi katılımcı açısından yeterince kullanışlı olmayabilir.
Posterler;
uzmanlık alanına,
konuya,
oturum gününe,
poster numarasına
veya kongrenin bilimsel sınıflandırmasına göre bölümlere ayrılabilir.
Her poster için benzersiz bir numara oluşturulması önemlidir.
Örneğin:
P-001, P-002, P-003
gibi basit bir yapı kullanılabileceği gibi farklı bilimsel kategorileri temsil eden kodlar da oluşturulabilir.
Önemli olan sistemin kongre programı, mobil uygulama, yönlendirme tabelaları ve fiziksel poster alanında aynı şekilde kullanılmasıdır.
Poster Alanının Konumu Nasıl Belirlenmeli?
Poster alanı kongrenin ana katılımcı akışından tamamen kopuk bir noktaya yerleştirilmemelidir.
Salonun uzak bir bölümünde veya katılımcıların tesadüfen bulabileceği bir koridorda konumlandırılan poster alanlarının ziyaret edilme ihtimali düşebilir.
Bunun yerine alan;
ana konferans salonlarına,
fuaye alanına,
kahve molası noktalarına
veya sergi alanına
yakın konumlandırılabilir.
Ancak aşırı yoğun geçiş noktasına kurulması da başka bir problem yaratır.
Posterleri inceleyen katılımcılarla yalnızca bir salondan diğerine geçmeye çalışan kişiler aynı koridorda yoğunluk oluşturabilir.
Bu nedenle poster ve bildiri alanı yönetiminde görünürlük ile dolaşım kapasitesi arasında denge kurulmalıdır.
Poster Panoları Nasıl Yerleştirilmelidir?
Fiziksel poster kullanılan organizasyonlarda pano yerleşimi katılımcı deneyimini doğrudan etkiler.
Panolar arasında yeterli mesafe bulunmalıdır.
Bir araştırmacının posterinin önünde birkaç kişiyle konuşabilmesi gerekir.
İki pano sırası birbirine fazla yakın yerleştirilirse karşılıklı posterleri inceleyen gruplar geçiş alanını tamamen kapatabilir.
Ayrıca poster numaraları uzaktan görülebilecek biçimde tasarlanmalıdır.
Katılımcının P-127 numaralı posteri bulmak için her panonun yanına gidip küçük etiketi okumak zorunda kalması iyi bir yönlendirme sistemi değildir.
Alanlar mümkünse belirgin bölümlere ayrılabilir:
P100–P149 → Salon A
P150–P199 → Salon B
gibi.
Renk kodları da kullanılabilir.
Ancak renk tek başına yönlendirme yöntemi olmamalıdır. Numara ve metinle birlikte desteklenmesi erişilebilirlik açısından daha sağlıklıdır.
Katılımcı Yoğunluğu Nasıl Yönetilir?
Poster alanlarında en büyük operasyonel problemlerden biri belirli saatlerde oluşan ani yoğunluktur.
Özellikle poster tartışma oturumları başladığında yüzlerce kişi aynı anda alana gelebilir.
Bu nedenle kapasite yalnızca poster sayısına göre hesaplanmamalıdır.
Poster başına oluşabilecek insan yoğunluğu da düşünülmelidir.
Örneğin aynı anda 100 poster tartışması başlatılırsa ve her posterin önünde ortalama beş kişi bulunursa yalnızca posterleri inceleyen 500 kişilik bir yoğunluk oluşabilir.
Buna yürüyen katılımcılar ve araştırmacılar da eklenecektir.
Bu nedenle büyük kongrelerde poster oturumları kategorilere göre farklı zamanlara dağıtılabilir.
Böylece hem alan üzerindeki baskı azalır hem araştırmacılar başka kategorilerdeki posterleri inceleme fırsatı bulabilir.
Dijital Poster ve E-Poster Sistemleri Nasıl Çalışır?
Son yıllarda bilimsel kongrelerde fiziksel poster panolarının yanında dijital poster sistemleri de yaygın biçimde kullanılmaktadır.
E-poster sistemlerinde çalışmalar dijital dosya olarak sisteme yüklenir ve profesyonel ekranlardan görüntülenir.
Katılımcı;
poster numarası,
araştırmacı adı,
kurum,
anahtar kelime
veya kategori üzerinden arama yapabilir.
Bu sistemin önemli avantajlarından biri fiziksel alan ihtiyacını azaltmasıdır.
Örneğin yüzlerce çalışma için yüzlerce ayrı pano kurmak yerine belirli sayıda dokunmatik ekran üzerinden bütün poster arşivine erişim sağlanabilir.
Dijital bilimsel iletişimin büyümesi daha geniş akademik yayın ekosisteminde de açık biçimde görülüyor. STM Association’ın sektör raporlarında küresel bilimsel ve teknik yayıncılık sisteminde yılda milyonlarca hakemli makalenin üretildiği ve dijital erişimin bilimsel iletişimin temel kanalı haline geldiği belirtiliyor. Bu ölçek, kongrelerde e-poster ve dijital bildiri yönetiminin neden giderek daha önemli hale geldiğini gösteriyor.
Ancak dijital poster sistemi yalnızca ekran kiralamak anlamına gelmez.
İçerik yönetim yazılımı, dosya formatları, ekran çözünürlükleri, ağ altyapısı ve teknik destek birlikte planlanmalıdır.
E-Poster Ekranları Nasıl Konumlandırılmalı?
Dijital poster ekranları tek bir noktada yan yana dizildiğinde yoğunluk oluşabilir.
Bu nedenle ekranlar poster alanının farklı noktalarına dağıtılabilir.
Her ekranın önünde en az birkaç kişinin durabileceği alan bulunmalıdır.
Dokunmatik ekran kullanılıyorsa ekran yüksekliği kullanıcı erişimine uygun olmalıdır.
Ayrıca ekranda poster ararken arkada bekleyen kişilerin geçiş koridorunu kapatmaması gerekir.
Büyük kongrelerde bazı ekranlar yalnızca arama ve görüntüleme amacıyla kullanılabilirken, ayrı bir LED ekran veya büyük profesyonel ekran üzerinden öne çıkan bildiriler gösterilebilir.
Bu yaklaşım poster alanını yalnızca bir arşiv değil, dinamik bir bilimsel içerik alanına dönüştürür.
Poster Dosyaları Etkinlikten Önce Nasıl Toplanmalı?
E-poster kullanılan organizasyonlarda en kritik süreçlerden biri içerik teslimidir.
Katılımcıların posterlerini etkinlik sabahı USB bellekle teknik masaya getirmesi büyük kongrelerde ciddi operasyonel risk yaratabilir.
Bunun yerine dosyalar etkinlikten önce dijital sistem üzerinden toplanmalıdır.
Teslim için son tarih belirlenebilir.
Kabul edilen dosya formatı açıkça belirtilmelidir.
Örneğin PDF, JPG veya belirli bir sunum formatı kullanılabilir.
Ekranların yatay veya dikey olmasına göre çözünürlük ve oran bilgileri araştırmacılarla önceden paylaşılmalıdır.
Dosya sisteme yüklendikten sonra teknik kontrol gerçekleştirilebilir.
Böylece etkinlik günü “poster açılmıyor”, “fontlar bozuldu” veya “dosya yanlış ölçüde” gibi problemler önemli ölçüde azaltılabilir.
Poster Sunum Saatleri Nasıl Yönetilmeli?
Posterlerin bütün gün sergilenmesi ile araştırmacının bütün gün posterinin başında durması aynı şey değildir.
Bu nedenle belirli tartışma zamanları planlanabilir.
Örneğin:
12.30–13.15 Kardiyoloji Poster Tartışmaları
13.30–14.15 Onkoloji Poster Tartışmaları
gibi oturumlar oluşturulabilir.
Program mobil uygulamada, web sitesinde ve poster alanındaki dijital ekranlarda gösterilebilir.
Araştırmacılar hangi saatte posterlerinin yanında bulunmaları gerektiğini önceden bilmelidir.
Bu yapı katılımcının da zamanını daha verimli kullanmasını sağlar.
Poster Alanında Ses Sistemi Gerekir mi?
Küçük poster alanlarında merkezi ses sistemine ihtiyaç olmayabilir.
Ancak büyük alanlarda oturum başlangıçlarının duyurulması veya belirli bölgelere yönlendirme yapılması gerekebilir.
Ayrıca poster tartışmaları mini sunum formatında gerçekleştiriliyorsa mikrofon ihtiyacı ortaya çıkabilir.
Burada tüm alana yüksek ses vermek doğru değildir.
Aynı anda farklı posterlerin tartışıldığı bir ortamda güçlü hoparlör sistemi konuşmaları birbirine karıştırabilir.
Bunun yerine küçük alanlara yönelik kontrollü ses çözümleri veya gerekli senaryolarda kablosuz mikrofon sistemleri kullanılabilir.
Profesyonel ses sistemi kurulumu poster alanının kullanım şekline göre planlanmalıdır.
LED Ekran Poster Alanında Nasıl Kullanılabilir?
LED ekran kiralama yalnızca ana sahne için düşünülmemelidir.
Poster ve bildiri alanında da büyük ekranlar işlevsel olabilir.
Örneğin LED ekranda;
poster oturum saatleri,
alan haritası,
ödül adayları,
öne çıkan çalışmalar,
duyurular
ve sonraki oturum bilgileri gösterilebilir.
Bu ekranın görevi bütün posterleri göstermek değildir.
Asıl amaç poster alanının bilgi merkezi olarak çalışmasıdır.
Katılımcı alana girdiğinde hangi bölümde hangi çalışmaların bulunduğunu birkaç saniye içerisinde anlayabilmelidir.
QR Kodlar Poster Yönetiminde Nasıl Kullanılır?
Fiziksel posterlerle dijital içerik birbirine bağlanabilir.
Her posterin üzerine QR kod yerleştirilebilir.
Katılımcı kodu telefonuyla taradığında;
posterin dijital versiyonuna,
araştırmacının izin verilen iletişim bilgilerine,
ilgili özet sayfasına
veya kongre uygulamasındaki çalışmaya
ulaşabilir.
Bu yöntem özellikle posterin etkinlik sonrasında da erişilebilir kalmasını sağlar.
Ancak QR kodun yönlendirdiği sayfanın mobil cihazlarda düzgün çalışması gerekir.
Aksi halde teknoloji kullanıcı deneyimini kolaylaştırmak yerine zorlaştırır.
Uluslararası Kongrelerde Çok Dilli Poster Alanı Nasıl Yönetilir?
Uluslararası kongrelerde bildiriler farklı dillerde hazırlanabilir.
Kongrenin resmi bilimsel dili İngilizce olabilir ancak katılımcıların bir bölümü farklı dilleri konuşabilir.
Bu durumda poster alanındaki genel yönlendirmeler birden fazla dilde hazırlanabilir.
Poster başlıklarının veya özetlerinin çok dilli sunulması gerekiyorsa çeviri süreçleri etkinlik öncesinde planlanmalıdır.
Ana oturumlarda simultane çeviri sistemi kullanılması poster alanında da aynı yöntemin uygulanacağı anlamına gelmez.
Poster alanında QR kod üzerinden çok dilli özetlere erişim gibi daha pratik çözümler düşünülebilir.
Teknoloji burada katılımcıya ek erişim imkânı sağlar.
Poster ve Bildiri Alanında Teknik Destek Neden Gereklidir?
E-poster sistemlerinde ekranlardan biri çalışmayabilir.
Bir dosya yanlış yüklenmiş olabilir.
Araştırmacı posterini bulamayabilir.
QR kod bağlantısında sorun yaşanabilir.
Katılımcı dijital arama ekranını kullanmakta zorlanabilir.
Bu nedenle büyük poster alanlarında görünür bir teknik destek noktası oluşturulması faydalıdır.
Teknik ekip yalnızca cihaz arızalarıyla ilgilenmez.
Aynı zamanda içerik sisteminin doğru çalışmasını ve katılımcıların dijital altyapıyı kullanabilmesini sağlar.
Profesyonel etkinlik prodüksiyonunda teknoloji yalnızca kurulmuş olmak için değil, katılımcının gerçekten kullanabilmesi için vardır.
Poster Alanı Etkinlik Sonrasında Nasıl Değerlendirilebilir?
Dijital poster altyapısının önemli avantajlarından biri içeriğin kongre bittiğinde tamamen ortadan kalkmak zorunda olmamasıdır.
Organizasyonun tercihine ve gerekli izinlere bağlı olarak posterler belirli bir süre dijital platformda erişilebilir tutulabilir.
Kayıtlı katılımcılar etkinlik sonrasında kaçırdıkları çalışmaları inceleyebilir.
Ödül alan posterler ayrı bir bölümde gösterilebilir.
Kongre bilimsel arşivi oluşturulabilir.
Böylece birkaç gün süren fiziksel etkinlikte üretilen bilimsel içeriğin kullanım ömrü uzar.
Ankara ve İstanbul’da Poster ve Bildiri Alanı Yönetimi
Ankara’daki akademik toplantılar, kamu destekli bilimsel organizasyonlar ve sağlık kongrelerinden İstanbul’daki büyük uluslararası kongre ve konferanslara kadar poster alanlarının ihtiyaçları farklı ölçeklerde olabilir.
50 posterlik bir sempozyumla 1.000’in üzerinde bildirinin sunulduğu büyük kongre aynı sistemle yönetilmemelidir.
BEN KONFERANS A.Ş. olarak poster ve bildiri alanı projelerinde yalnızca pano veya ekran tedariğine odaklanmıyoruz.
Alan yerleşimi, katılımcı dolaşımı, profesyonel ekran çözümleri, e-poster sistemleri, LED ekran, gerekli ses sistemi, yönlendirme ekranları ve teknik destek bir bütün olarak değerlendirilmelidir.
Ankara ve İstanbul ofislerimiz üzerinden Türkiye genelindeki kongre, konferans, sempozyum ve kurumsal organizasyonlara profesyonel konferans ekipman kiralama ve teknik ekip desteği sunuyor; ihtiyaç doğrultusunda yurtdışındaki projelerde de hizmet veriyoruz.
BEN KONFERANS A.Ş. ile Profesyonel Poster Alanı Çözümleri
İyi yönetilen poster alanında katılımcının teknolojiyle mücadele etmesi gerekmez.
Aradığı bildiriyi kolayca bulur.
Araştırmacının ne zaman posterinin yanında olacağını bilir.
Dijital içeriğe birkaç adımda erişir.
Yönlendirmeler açıktır ve teknik altyapı görünmez biçimde çalışır.
BEN KONFERANS A.Ş. olarak poster ve bildiri alanı yönetiminde fiziksel alan ile dijital teknolojiyi aynı organizasyon planının parçaları olarak değerlendiriyoruz.
Kongrenin ölçeğine göre klasik poster panoları, e-poster ekranları, dokunmatik görüntüleme sistemleri, LED ekran kiralama, yönlendirme ekranları ve gerekli teknik altyapı birlikte planlanabilir.
Çünkü bilimsel kongrede poster alanının gerçek değeri kaç ekran veya pano kurulduğuyla ölçülmez.
Doğru çalışma, doğru katılımcıyla doğru zamanda buluşabiliyorsa poster ve bildiri alanı amacına ulaşmış demektir.
BEN KONFERANS A.Ş.
0312 417 69 67
0212 823 01 87
Ankara Ofis
Kavaklıdere Mahallesi Büklüm Caddesi No:12
Çankaya / ANKARA
İstanbul Ofis
Maslak Mahallesi Taş Yoncası Sokak
Maslak 1453 Sitesi T4 Blok No:1U/B228
Sarıyer / İSTANBUL